Controale referitoare la aplicarea prevederilor GDPR (2)

Având în vedere că Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (denumită în continuare „ANSPDCP” sau „Autoritatea”) a emis o decizie cu privire la procedura de efectuare a investigațiilor în domeniul protecției datelor (GDPR), continuăm seria de articole prin care vă informăm în ce constă acest control (A) și cum trebuie să procedați dacă vă aflați în această situație (B).

I. Investigațiile efectuate pe teren 

Aceste investigații constau în verificări la sediul/domiciliul/punctul de lucru sau alte locații unde își desfășoară activitatea entitatea controlată sau locații care au legătură cu prelucrarea în cauză, după caz.

Cu ocazia deplasării la entitatea controlată, personalul de control al ANSPDCP trebuie să prezinte legitimația de control și împuternicirea, să prezinte obiectivele investigației și să verifice doar acele aspecte care au legătură cu obiectul investigației.

În cazul în care controlul are loc la sediul societății dumneavoastră, persoanele desemnate de dumneavoastră sau Responsabilul pentru protecţia datelor trebuie să participe la efectuarea controlului, prin furnizarea informaţiilor şi a documentelor solicitate de către echipa de control şi trebuie să semneze actele de control încheiate.

Investigaţiile pot fi efectuate cu înştiinţarea dumneavoastră prealabilă sau se pot desfăşura inopinat, fără anunţarea în prealabil în scris.  În cazurile în care ați fost înștiințat cu privire la control, acesta se efectuează începând cu data şi ora anunţate de ANSPDCP.

Autoritatea poate amâna sau suspenda efectuarea investigaţiei, inclusiv la solicitarea entităţii controlate, pentru motive justificate.

În situaţia în care reprezentantul legal al societății dumneavoastră nu este prezent în timpul efectuării investigaţiei, acesta are obligaţia de a desemna în scris sau de a împuternici o persoană/persoane care să reprezinte societatea.

În cadrul controlului, societatea are, în principal, următoarele obligaţii:

• să permită personalului de control, fără întârziere, începerea şi derularea investigaţiei şi să asigure suportul necesar personalului de control;
• să asigure accesul personalului de control în incintele în care îşi desfăşoară activitatea, la orice echipament, mijloc sau suport de prelucrare/stocare a datelor, în vederea efectuării verificărilor necesare desfăşurării investigaţiei, inclusiv la cele care pot fi accesate la distanţă;
• să pună la dispoziţia personalului de control orice informaţii şi documente indiferent de suportul de stocare, necesare desfăşurării investigaţiei, inclusiv copiile acestora;
• să pună la dispoziţia ANSPDCP documentele solicitate, certificate pentru conformitate cu originalul;
• să furnizeze într-o formă completă documentele, informaţiile, înregistrările şi evidenţele solicitate, precum şi orice lămuriri necesare, fără a putea invoca caracterul confidenţial al acestora, în condiţiile legii;
• să permită personalului de control utilizarea echipamentelor de înregistrare şi stocare audiovideo/foto ori de câte ori echipa de control consideră că este necesar în cadrul derulării activităţii de control.

În situaţia în care personalul de control este împiedicat în orice mod în exercitarea atribuţiilor, ANSPDCP poate solicita autorizarea judiciară de către președintele Curții de Apel.

În toate situaţiile, controlul nu poate să înceapă înainte de ora 8:00 şi nu poate continua după ora 18:00 şi trebuie efectuat în prezenţa persoanei la care se efectuează sau a reprezentantului său. Investigaţia poate continua şi după ora 18:00 numai cu acordul persoanei la care se efectuează controlul sau a reprezentantului său.

În cazul în care controlul nu se termină în ziua în care a început, personalul din cadrul Autorității poate aplica sigilii. Dumneavoastră trebuie să asigurați integritatea sigiliilor până la ridicarea acestora de către personalul de control. Menționăm că ruperea acestor sigilii constituie infracțiune.

De asemenea, în cadrul investigaţiilor, personalul de control poate audia persoanele ale căror declaraţii sunt considerate relevante şi necesare desfăşurării investigaţiei.