Moduri de acceptare a facturilor (Prima parte)

De multe ori în activitatea comercială, emitem facturi către parteneri contractuali, dar constatăm că aceștia nu le achită sau le trimit înapoi. Legislația și practica ne oferă însă exemple când o factură se consideră acceptată la plată, indiferent de comportamentul partenerului contractual. Prezentăm în continuare o scurtă analiză în acest sens, fără a ne propune însă să acoperim toate situațiile practice.

A. În primul rând orice factură fiscală este acceptată la plată prin semnătura și ștampila aplicate în dreptul beneficiarului.

În legătură cu ștampilarea facturii, menționăm faptul că, în conformitate cu O.G.  nr. 17/2015 privind măsuri fiscal bugetare, normativ ce a intrat în vigoare la data de 30.07.2017, persoanele fizice, personele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri depuse la instituțiile sau autoritățile publice ori emise în relația cu instituțiile sau autoritățile publice. Remarcăm faptul că legea nu face referire la aplicarea ștampilei pe facturile emise între profesioniști și din acest punct de vedere opinăm că “ștampilarea” va fi în continuare aplicabilă între aceștia.

B. Un alt mod de acceptare a facturilor se concretizează prin achitarea parțială a debitului din cuprinsul acestora. Codul civil arată că reprezintă acte de recunoaștere tacită a datoriei, plata parțială a datoriei, achitarea în tot sau în parte, a dobânzilor sau penalităților, solicitarea unui termen de plată și altele asemenea acte. Așadar, prin achitarea unei părți din debitul cuprins în factură, debitorul își asumă prin recunoașterea tacită de datorie, întreg debitul conținut de factura în cauză.

C. În privința comunicării unei facturi prin mijloace electronice, precizăm că aceasta nu reprezintă o emitere în sine a unei facturi electronice. Prin descărcare și imprimare, factura transmisă scanat electronic capătă forma unei facturi tip exteriorizată printr-un înscris. Cât timp factura cuprinde toate elementele obligatorii în conformitate cu dispozițiile art. 319 pct. 20 Cod fiscal, aceasta este considerată legal valabilă, deși facturile trimise prin email sau fax nu sunt socotite drept facturi în original. Este obligatoriu ca furnizorul / prestatorul de servicii să emită factura, ca urmare a activităților comerciale prestate. Problema care se pune este cum se va considera acceptată de către beneficiarul bunurilor sau serviciilor. Nu putem spune că, odată trimisă prin email sau fax, o factură este automat acceptată de către destinatarul acesteia. Pot exista mai multe situații prin care destinatarul să conteste factura, să nu o accepte în contabilitatea sa, fără să aibă importanță modul în care a fost trimisă (fax, email sau poștă).

Pentru a avea acceptul destinatarului facturii și, în consecință, pentru a ști dacă datoria a fost recunoscută, este necesar să existe o confirmare a destinatarului, fie prin email sau prin orice înscris trimis prin poștă sau curier, din care să rezulte că acceptă factura sau, dacă sunt emise mai multe facturi, faptul că acceptă soldul de debit. În cazul în care între părți corespondența se poartă în mod obișnuit prin email, atunci mesajul email se consideră acceptare valabilă.

1. Există posibilitatea ca prin contract să se prevadă, expres sau implicit, modul de acceptare a facturilor. De exemplu, se poate stipula faptul că prin solicitarea unei noi comenzi de furnizare de bunuri sau servicii, se prezumă absolut că partea solicitantă a acceptat factura trimisă pentru plata vechii comenzi.
2. O altă modalitate este aceea ca în contract să se prevadă o clauză din care să rezulte că, dacă factura nu este contestată în termen de 2 zile de la primire, atunci se consideră ca acceptată la plată.