Obligativitatea verificării și confirmării extraselor de cont trimise către clienți la finalul anului calendaristic

Ordinul Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 2861/2009 prevede obligativitatea verificării și confirmării extraselor de cont trimise către clienți la finalul anului calendaristic.

Potrivit acestui act normativ, creanțele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe și datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit „Extrasului de cont” sau punctajelor reciproce scrise.

Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme și se sancţionează cu amendă de la 400 la 5000 de lei (prevăzută în Legea contabilității).

Sancțiunea este aplicabilă atât pentru compania care nu respectă procedura inventarierii (nu trimite la parteneri cererea de a se confirma soldul), dar și pentru companiile partenere, dacă nu răspund.

Dacă o companie efectuează decontarea creanţelor și obligaţiilor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ţine locul extraselor de cont confirmate.

Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.

Formularul de extras de cont era prevăzut în de Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, astfel:

1. Serveşte la comunicarea și solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.

De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile și creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.

2. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
3. Circulă la:

– conducătorul compartimentului financiar-contabil și conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);

– la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de către conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.

4. Se arhivează la:

– compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum și exemplarul 2, după primirea confirmării);

– compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).

Acest Ordin cu privire la formularul de extras de cont a fost însă abrogat de Ordinul MFP 2634 din 2015, care nu mai prevede un model anume, dar în care se specifică totuși aceeași procedură a verificării.

Trebuie însă verificată la nivelul contabilității semnificația sintagmei „care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi”.