Protejarea informațiilor proprietatea exclusivă a companiilor

Într-un mediu economic în care cea mai prețioasă marfă este informația, companiile ar trebui să se asigure că au luat toate măsurile pentru protejarea acesteia. Informația este un activ „volatil” care poate ieși din patrimoniul companiei extrem de ușor, pierzându-și caracterul de „proprietate exclusivă” a companiei. Pierderea informațiilor nu înseamnă doar pierderea unui activ, ci și oferirea unui avantaj competitorilor economici.

Protejarea informațiilor reprezintă mult mai mult decât protejarea împotriva furtului a mediului pe care acestea sunt stocate (foi de hârtie, planșe, CD-uri, corespondență electronică etc). Ceea ce trebuie protejat este conținutul informației, astfel încât, chiar dacă este diseminat în afara firmei-proprietare să nu poată fi folosit.

O astfel de protecție se poate obține dacă firma dvs. dispune de un sistem de clasificare a informațiilor ca “secret de serviciu”.

Pentru crearea și implementarea unui astfel de sistem se începe cu următorii pași:

1. Elaborarea unui ghid al secretelor de serviciu. Ghidul conține criteriile pe care o informație trebuie să o îndeplinească pentru a fi clasificată drept secret de serviciu.
2. Elaborarea unui regulament al utilizării informațiilor secrete. Regulamentul va conține norme despre accesul la informații, clasificare, declasificare, control periodic.
3. Anexa la regulament va fi constituită din normele de aplicare. În aceste norme se va descrie modul de notare a documentelor clasificate, de îndosariere, de înregistrare etc.
4. Elaborarea registrului informațiilor clasificate și a fișelor de acces.

Principalele avantaje ale existenței sistemului de clasificare sunt:

1. Întărirea clauzelor de confidențialitate prin dublarea protecției conferită de clauza contractuală cu cea conferită de legea informațiilor secret de serviciu;
2. Controlul intern în cadrul societății (în caz de conflict cu angajații, răspunderea acestora pentru divulgarea informațiilor secrete este mai mare). De asemenea, accesul angajaților la anumite informații poate fi limitat;
3. În cazul unui litigiu cu o altă persoană sau firmă care folosește în interes propriu informația secretă, se poate demonstra că accesul la acea informație s-a făcut în mod ilegal și se pot cere daune;
4. În cadrul companiilor care participă la proceduri de achiziție publică, se poate proba confidențialitatea documentelor depuse odată cu oferta, astfel încât ceilalți operatori economici să nu aibă acces la aceste documente.